Przed przystąpieniem do projektu przeprowadzamy szczegółową kwalifikację planowanego projektu oraz potencjalnego beneficjenta. Pod uwagę bierzemy spełnienie indywidualnych dla danego działania kryteriów formalnych, kryteriów wykonalności i kryteriów strategicznych. Kwalifikacja kończy się rekomendacją w zakresie szans i rokowań planowanego projektu – co stanowi punkt wyjścia do sporządzenia kalkulacji i przygotowania oferty współpracy.

W przypadku pozytywnej rekomendacji /odpowiednia ilość punktów z oceny merytorycznej/ przygotowujemy ewentualną ofertę współpracy zawierającą warunki finansowe współpracy, termin realizacji, harmonogram i podział zadań w projekcie. Oferta stanowi podstawę do dalszych rozmów i negocjacji w zakresie warunków współpracy oraz wynagrodzenia.

Po przyjęciu oferty przedstawiamy projekt stosownej Umowy zawierający wynegocjowane warunki współpracy, który po zaakceptowaniu przez Klienta jest następnie podpisywany w 2 egzemplarzach i przekazywany po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron. Umowa stanowi dokument podstawowy normujący zakres odpowiedzialności, a także zawiera szczegółowe zasady współpracy i komunikacji oraz wynagrodzenia.

Prace rozpoczynamy od przesłania Klientowi zestawu pytań ukierunkowującego zakres informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania dokumentacji konkursowej. W trakcie zbierania i analizowania informacji o projekcie, doradzamy Klientowi jak zoptymalizować i dostosować planowaną inwestycję do wymagań danego działania. Ustalamy wspólnie mierzalne i niemierzalne /jakościowe/ cele projektu, a także zakładamy obligatoryjne i autorskie wskaźniki potwierdzające osiągnięcie założonych celów /wskaźniki produktu i rezultatu/. Na podstawie zebranych informacji przygotowujemy dokumentację konkursową /wniosek, BP, inne wymagane załączniki/ – każdorazowo kierujemy się specyficznymi wytycznymi instytucji zarządzającej.

Klient zobowiązany jest dokonać merytorycznej weryfikacji treści dostarczonej roboczej (wstępnej) wersji dokumentacji /wniosek, BP/ oraz jest uprawniony do zaproponowania i przedstawienia zmian i poprawek do tej części dokumentacji aplikacyjnej w określonym w umowie terminie. Dokumentacja przesyłana jest Klientowi na wskazany adres mailowy w wersji elektronicznej w standardzie aplikacji Word 2003 (wersja 11) lub Word 2007 (wersja 12).

Kompletowania wymaganych dokumentów będących załącznikami do wniosku następuje w siedzibie Klienta w uzgodnionym wcześniej terminie. Nasz doradca nadzoruje bezpośrednio proces kompletowania, podpisania i uporządkowania dokumentacji, dokonuje także ostatecznej oceny poprawności przygotowania całego zestawu i odpowiedniego jego zabezpieczenia i oznaczenia – zgodnie z wytycznymi instytucji zarządzającej.

Forma dostarczenia dokumentacji uzależniona jest od wyboru dokonanego przez Klienta, może ona być dostarczona osobiście przez Klienta, przez kuriera lub przez naszego doradcę po zakończeniu kompletacji. Każdorazowo wskazujemy dokładny adres miejsca dostarczenia i złożenia dokumentacji oraz podajemy godziny pracy instytucji przyjmującej wnioski.

Nasza firma monitoruje status wniosku już od dnia jego złożenia do instytucji zarządzającej, informujemy Klienta o ilości złożonych w danej rundzie wniosków, dacie oceny formalnej, oceny strategicznej i wykonalności, a także przekazujemy informacje na temat potencjalnego przesunięcia terminu oceny projektu. Po wybraniu projektu do dofinansowania pomagamy przygotować wymagane na etap podpisania Umowy z instytucja zarządzającą załączniki takie jak: deklaracja weksla, harmonogram realizacji /aktualizacja/, a także przygotowujemy późniejsze wnioski o płatność zaliczkową i pośrednią /etapową/ wraz ze sprawozdaniem z postępu realizacji projektu. Na bieżąco doradzamy Klientowi jak prawidłowo zrealizować poszczególne działania objęte projektem w zakresie m.in. wymogów formalnych dotyczących wyboru dostawców produktów i usług /stosowania trybu zamówień publicznych/, wymaganych zapisów i dokumentów oraz innych dowodów potwierdzających prawidłowy przebieg projektu – zgodnie z zapisami w podpisanej przez Klienta umowie o dofinansowanie.

Na podstawie zebranych dokumentów potwierdzających zakończenie poszczególnych działań /faktury, potwierdzenia dokonania płatności, protokoły odbioru, dokumenty OT, itp./ przygotowujemy stosowany wniosek końcowy rozliczający zrealizowaną inwestycję. Przedstawiamy stopień osiągnięcia założonych we wniosku wskaźników produktu i rezultatu – zgodnie z wytycznymi instytucji zarządzającej. Informujemy Klienta w jaki sposób i jak długo przechowywać dokumentację projektową powstała w trakcie całego procesu aplikacyjnego w celu umożliwienia prawidłowej i sprawnej realizacji ewentualnej kontroli ex-post przez upoważnioną instytucję.